Bạn đang đau đầu vì Gmail liên tục báo “sắp hết dung lượng”? Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 17+ mẹo dọn Gmail cực hiệu quả, giúp giải phóng hàng GB dung lượng chỉ trong vài phút mà không cần cài thêm ứng dụng nào.
1️⃣ Tắt bớt Category gây loạn thông báo
👉 Vào Gmail → Settings → “See all settings” → Tab “Inbox”
👉 Bỏ chọn những mục không cần như Social, Promotions, Updates…
👉 Nhấn Save để lưu.
✅ Kết quả: Hộp thư gọn gàng, giảm email quảng cáo, dễ tập trung vào thư chính.
2️⃣ Xóa email theo từng Category
👉 Trong thanh tìm kiếm, nhập:category:promotions hoặc category:social hoặc category:updates
👉 Chọn Select All → Delete để xóa toàn bộ.
📌 Mẹo nhỏ: Lặp lại thao tác với từng Category bạn muốn dọn.
3️⃣ Xóa toàn bộ email cũ hơn 1–5 năm
👉 Gõ vào ô tìm kiếm:older_than:2y → Lọc email cũ hơn 2 năm.
Bạn có thể thay số năm tùy ý:
-
older_than:1y -
older_than:3y -
older_than:5y
👉 Chọn tất cả → Delete.
💡 Cách này giúp giải phóng dung lượng nhanh nhất vì Gmail lưu rất nhiều thư cũ không cần thiết.
4️⃣ Xóa email có file đính kèm lớn
👉 Gõ:has:attachment larger:10mb
👉 Thay đổi dung lượng nếu cần:
-
larger:5mb -
larger:20mb
👉 Chọn tất cả → Delete.
📦 Cách này có thể giải phóng hàng trăm MB dung lượng chỉ trong vài giây.
5️⃣ Làm trống Thùng rác và Spam
👉 Vào Trash → “Empty Trash Now”
👉 Vào Spam → “Delete all spam messages now”
⚠️ Rất nhiều người quên bước này nên Gmail vẫn báo đầy dù đã xóa email.
6️⃣ Xóa email tự động sao lưu từ Google Photos / Drive
👉 Gõ:from:(google) has:attachment
hoặcfilename:(jpg OR png OR pdf)
👉 Chọn tất cả → Delete.
📷 Xóa sạch các bản sao lưu, hình ảnh, tài liệu tự động từ Google.
7️⃣ Lọc email theo dung lượng tổng
👉 Gõ:larger:2mb
👉 Tùy chỉnh mức lọc:
-
larger:1mb -
larger:5mb -
larger:15mb
👉 Chọn tất cả → Delete.
Dễ dàng phát hiện nhóm email “ngốn” dung lượng nhất.
8️⃣ Xóa email có file định dạng nặng (PDF, hình ảnh…)
👉 Gõ:
-
filename:pdf -
filename:zip -
filename:jpg -
filename:png
👉 Chọn tất cả → Delete.
🎯 Rất hữu ích nếu bạn hay nhận báo cáo, tài liệu, hợp đồng qua Gmail.
9️⃣ Xóa email từ các nền tảng không còn dùng
👉 Tìm và xóa theo:
-
from:(facebook) -
from:(instagram) -
from:(tiktok) -
from:(shopee) -
from:(lazada) -
from:(newsletter)
👉 Chọn tất cả → Delete.
🧹 Những email này đa phần chỉ là thông báo – xóa đi là Gmail nhẹ hẳn.
🔟 Tạo bộ lọc tự động để Gmail luôn “sạch”
👉 Vào Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses
👉 Tạo bộ lọc mới với điều kiện:
-
Email chứa từ “promotion”
-
Email có file đính kèm lớn
-
Email từ các trang thương mại điện tử
👉 Chọn hành động: “Delete”, “Skip Inbox”, hoặc “Archive”.
💡 Gmail sẽ tự dọn mỗi ngày, không bao giờ đầy nữa.
1️⃣1️⃣ Xóa email theo thời gian cụ thể
👉 Gõ:after:2020/01/01 before:2021/01/01 → Xóa email trong năm 2020.
Tùy chỉnh thêm:
-
Xóa email tháng 1/2023:
after:2023/01/01 before:2023/02/01 -
Xóa toàn bộ email trước 2019:
before:2019/01/01
1️⃣2️⃣ Xóa email theo định dạng file chiếm dung lượng cao
🎥 Video & âm thanh:filename:mp4, filename:mov, filename:mp3, filename:wav
🖼 Ảnh chất lượng cao:filename:tif, filename:raw, filename:heic
🗜 File nén nặng:filename:zip, filename:rar, filename:7z
👉 Chọn tất cả → Delete.
1️⃣3️⃣ Kiểm tra dung lượng chi tiết trong Google Storage
👉 Truy cập: https://one.google.com/storage
👉 Xem 3 nhóm chính: Gmail – Drive – Photos
👉 Nhấp vào Gmail để xem thư nào chiếm nhiều dung lượng nhất.
✅ Xóa đúng “thủ phạm” khiến Gmail đầy nhanh.
1️⃣4️⃣ Xóa email theo người gửi tốn dung lượng
👉 Tìm theo:from:(canva.com)from:(drive-shares-noreply@google.com)from:(zoom.us)
👉 Chọn tất cả → Delete.
🎯 Cách này hữu ích nếu bạn thường xuyên nhận tài liệu nặng từ một vài đối tác.
1️⃣5️⃣ Dọn hộp thư theo nhãn (Label)
👉 Gõ: label:ten_nhan
Ví dụ:label:work, label:clients, label:receipts
👉 Chọn tất cả → Delete hoặc Archive.
🧠 Dọn đúng nhóm email mà không xóa nhầm thư quan trọng.
1️⃣6️⃣ Lọc và xóa email “không quan trọng” (Priority Inbox)
👉 Gõ:is:unimportant
hoặccategory:promotions is:unimportant
👉 Chọn tất cả → Delete.
Giữ lại email cần thiết, loại bỏ thứ Gmail đánh giá là “rác”.
1️⃣7️⃣ Xóa email cũ nhưng chưa đọc
👉 Gõ:is:unread older_than:1y
hoặc thay đổi:
-
older_than:6m -
older_than:2y
👉 Chọn tất cả → Delete.
📨 Xóa hàng trăm email “chưa từng mở” – giải phóng dung lượng nhanh chóng.
Kết luận
Với 17 bước trên, bạn có thể làm sạch Gmail chỉ trong 15 phút, giúp hộp thư nhẹ hơn, gọn gàng và dễ tìm kiếm.
👉 Hãy bắt đầu từ các bước đơn giản nhất (tắt Category, xóa thư cũ, dọn rác và spam) để cảm nhận hiệu quả ngay.
